Dasar-Dasar Dokumentasi

Konsep dan Definisi Dokumentasi

Arti dan Sejarah Istilah Dokumentasi

Dari berbagai definisi dan uraian mengenai dokumentasi telah memberi gambaran tentang pengertian dokumen sehingga dapat ditarik kesimpulan, seperti:

  1. Perkataan dokumentasi berasal dari bahasa Belanda document, dalam bahasa Inggris dengan ejaan yang sama, yakni document, sedangkan dalam bahasa Latin tertulis Documentum.
  2. Pada dasarnya dokumen tertulis atau tercetak dapat dipergunakan sebagai bukti suatu keterangan.
  3. Wujud dokumen dapat berupa surat, akta piagam, atau rekaman lain.
  4. Dokumen yang memiliki nilai hukum terkuat adalah dokumen asli.
  5. Dokumen berguna untuk sember keterangan, sumber penyelidikan/penelitian ilmiah dan alat bantu bukti keabsahan suatu keterangan.

Dengan sendirinya hal tersebut menuntut kepastian bahwa istilah dokumentasi harus sesuai dengan tugas dokumentasi, memiliki arti pasti serta dapat diterima oleh kelompok masyrakat yang bergerak dalam bidang pengolahan informasi. Di Indonesia istilah dokumentasi sering digunakan dalam arti yang sering berbeda dengan pengertian dokumentasi yang berlaku dalam dunia pengolahan informasi. Hal tersebut sebenarnya tidaklah salah apabila kita memahami kenyataan bahwa di Indonesia ada pengertian dokumentasi korporil serta dokumentasi literer. Sementara itu, perkembangan teknologi khususnya teknologi komputer berdampak pada munculnya istilah Document atau naskah. Dokumen ini terdiri dalam dua bentuk hardcopy (salinan dokumen dalam bentuk cetak) dan bentuk softcopy (salinan berupa elektronik). Kalau kita lihat pada praktiknya, perpustkaan dan dokumentasi mencakup sekian banyak bidang studi yang sama, layanannya serupa, dan menggunakan sekian banyak sarana yang sama sehingga timbul pertanyaan mengenai apa sebenarnya perbedaan antara perpustakaan dan dokumentasi.

Dokumen, Akses, dam Pemanfaatan Informasi

Dua istilah yang akan kita ingat ketika kita berbicara tentang dokumen, akses, dan pemanfaatan informasi adalah Ilmu Perpustakaan dan informasi. Kedua ilmu tersebut mempersoalkan cara-cara memperolhe dan mengelola informasi serta menerapkan teknologi baru untuk itu. Ilmu perpustakaan lebih berkonsentrasi kepada penyimpanan dan penyebaran/pemancaran pengetahuan yang terdapat di dalam dokumen. Sedangkan ilmu informasi mengkaji sifat dan perilaku informasi, cara mengelola, menyimpan, menemukan-kembali, menginterprestasi dan memanfaatkannya.

Dalam sejarah buku merupakan bentuk fisik yang pertama kali muncul, yaitu suatu kumpulan kertas yang dijilid secara bersama dan ditulis dengan tinta, ini merupakan bukti fisik. Selanjutnya, muncul bentuk rekaman memori yang berbeda-beda sebagaimana perbedaan bentuk fisik wadahnya. Ada dua tingkat perbedaan, yaitu bentuk fisik rekaman dan metode perekaman. Pada dasarnya ciri sebuah berkas/rekaman yangtidak berhubungan dengan teknologi komputer berasal dari analogi antara bentuk/rekaman dengan bahan yang direkam. Berkas konvensional adalah berkas analog. Sejauh ini, perpustakaan terutama berurusan dengan buku. Namun dengan hadirnya komputer membawa perubahan yang dramatis karena kehadirannya mampu memecahkan banyak masalah, dan satu hal adalah bagaimana mengembangkan suatu kriteria seragam dalam mengatasi dokumen analog yang hiterogin. Perubahan wajah industri media massa yang menjadi virtual mau tidak mau menyeret dunia perpustakaan untuk mengikuti derap kemajuan teknologi informasi yang ada. Berubahnya produk media massa yang sudah menjadi virtual mengubah juga semua koleksi perpustakaan yang jelas-jelas adalah produk media massa itu sendiri. Nantinya semua koleksi perpustakaan terbacakan mesin dan dapat tampil dalam bentuk file-file komputer yang harus dimanajemenkan sedemikian rupa sehingga mudah ditemukembalikan oleh siapapun dan dimanapun. Demikianlah bila disesuaikan dengan konsepsi dasar tujuan ilmu perpustakaan di dalam kehidupan.

Jenis Dokumen dan Pelestariannya

Dokumen Nontektual, Tekstual, “Gray Literature”, dan Pengawasan Bibliografi

Dokumen terdiri atas berbagai jenis dan bermacam sifat yang dimilikinya. Dari sejarahnya, manusia menggunakan berbagau medium untuk merekam hasil karya mereka. Bahan yang dipergunakan sesuai dengan pengetahuan manusia serta teknologi pada zamannya. Oleh karena ada berbagai jenis-jenis dokumen, yang kemudian dapat digolongkan sebagai dokumen yang dilihat dari bahannya, yaitu dokumen kertas dan nonkertas. Dilihat dari keterbacaannya dapat digolongkan menjadi dokumen nontekstual (korporil) dan dokumen tekstual (literer). Dilihat dari produksinya yaitu dokumen cetak dan dokumen noncetak. Dilihat dari bentuk fisiknya yaitu dokumen buku dan dokumen nonbuku (audio visual, alat peraga). Dilihat dari alat bacanyanya, yaitu dokumen terbacakan mata (buku/jurnal cetak) dan dokumen terbacakan mesin (buku elektronik, jurnal elektronik, dokumen rekam elektromagnetik). Selain jenis-kenis dokumen tersebut, ada pula jenis dokumen lain yang sangat penting dan tinggi nilainya, yaitu dokumen yang disebut grey literature. Dokumen ini sukar diketemukan di pasaran karena kebanyakan dokumen ini diterbitkan oleh lembaga-lembaga tertentu dalam jumlah terbatas dan tidak untuk tujuan komersial.

Agar dokumen-dokumen yang telah diterbitkan bisa diketahui dan terawasi maka perlu adanya pengawasan bibliografi. Dengan adanya bibliografi maka banyak informasi mengenai sesuatu terbitan dalam suatu subjek tertentu dapat diperoleh. Bibliografi ini dapat dijadikan sarana pengawasan terbita baik secara nasional, regional maupun universal (internasional). Dengan adanya bibliografi akan membantu pengguna untuk mencari terbitan yang diperlukan.

Pelestarian Dokumen

Dokumen merupakan salah satu unsur penting dalam sistem pusdokinfo sehingga perlu dilakukan suatu pemeliharaan dokumen atau pelestarian agar dokumen tidak cepat mengalami kerusakan. Kekuatan utama sebuah dokumen bukan saja terletak pada fisiknya saja, tetapi juga pada nilai informasi yang terkandung didalamnya. Oleh karena itu, baik fisik maupun informasi yang dikandung perlu dilestarikan bersama sebagi suatu rekaman budaya atau sejarah kehidupan bangsa yang menjadi kebanggaan dan acuan dalam pengembangan budaya bangsa di masa mendatang.

Mengingat kesulitan ruang penyimpanan dan kemajuan teknologi maka pemeliharaan dokumen atau pelestarian tidak ditunjukan kepada dokumen yang sudah rusak atau tua saja, tetapi juga pada bahan pustaka yang baru datang. Alih bentuk dokumen (reprografi), misalnya dalam bentuk mikro atau dalam bentuk digital selain untuk mencegah kerusakan juga untuk mengatasi kesulitan ruang penyimpanan.

Pencegahan terhadap hal-hal yang tidak diinginkan misalnya mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan dokumen sehingga dapat dilakukan kegiatan preservasi dan konservasi, kesiapan menghadapi bencana. Tindakan-tindakan yang harus dilakukan pada saat terjadinya bencana dan pemulihan kembali bangunan dan dokumen yang rusak sebagi akibat dari bencana adalah merupakan aspek-aspek yang perlu mendapat perhatian dalam perencanaan kesiapan menghadapi bencana. Meskipun perencanaan ini ditujukan untuk melindugi bangunan dan koleksi yang ada didalamnya, namun yang lebih ditekankan adalah keselamatan karyawan dan pengguna jasa perpustakaan harus diutamakan.

Pengindeksan Dokumen

Deskripsi Bibliografi

Pengindeksan atau pengatalogan merupakan upaya manusia untuk mendapatkan kemudahan dalam penelusuran atu temu kembali dokumen atau informasi. Sistem dan cara-cara pengindeksan dokumen mengalami perkembangan. Hal iyu mengikuti perkembangan jumlah, jenis dokumen, frekuensi, dan ruang lingkup pemakaian dokumen.

Setiap dokumen dibuatkan data bibliografinya. Pembuatan dan penyusunan data bibliografi dari sebuah dokumen disebut deskripsi bibliografi. Adapula yang menyebutnya pengatalogan dari bahasa Belanda catalogisering, bahasa Inggris cataloging atau cataloguing. Pengindeksan atau pengatalogan deskripsi ini sasarannya adalah pengolahan entri utama dari sebuah dokumen. Adapun peraturan standar yang berlaku secara internasional adalah Anglo American Cataloguing Rules (AACR).

Pengaturan deskripsi AACR2 berdasarkan pada kerangka kerja ISD(G) (International Standart Bibliografi Description (General)) yang merupakan hasil kerja bersama antara Join Steering for AACR dan IFLA (International Association and Institutions, UBC = Universal Bibliographic Control).

Komputerisasi sangat berperan dalam pengembangan sistem jaringan dan kerjasama pengatalogan. Dalam pada itu perubahan-perubahan yang menyangkut data bibliografi sebagai sarana komunikasi yang dikenal dengan format cantuman Machine Readable Cataloguing (MARC). Format MARC ini disesuaikan dengan AACR2.

Deskripsi Isi

Untuk sistem katalog atau katalog perpustakaan, secara singkat dapat digunakan istilah katalog. Dalam kegiaran perpustakaan, istilah pengindeksan (indexing) digunakan dengan berbagai arti. Dalam tulisan ini pengindeksan dihubungkan dengan semua kegiatan dalam pembentukan indeks dan sejenisnya (katalog dan bibliografi). Tulisan ini hanya mencakup satu aspek pengindeksan, yakni aspek pengindeksan yang membantu  permintaan informasi mengenai suatu subjek. Aspek ini disebut pengindeksan subjek (subjek indexing). Pengindeksan subjek, meliputi:

  1. Klasifikasi dokumen berdasarkan subjeknya. Istilah klasifikasi hampir selalu digunkan dalam batasan sempit ini, yakni pembentukan kelas berdasarkan subjek.
  2. Pembentukan indeks dan sejenisnya yang akan memudahkan penemuan kembali dokumen dari segi subjeknya.

Sebagaimana kita ketahui bahwa pengolahan bahan pustaka (dokumen), antara lain menyangkut pengindeksan atau pengkatalogisasi deskriptif dan pengindeksan subjek. Pengindeksan deskriptif sasarannya adalah pengolahan entri utama dan penentuan titik akses dari sebuah dokumen. Sementara itu pengindeksan subjek sasarannya adalah penentuan entri subjek baik berupa subjek verbal maupun notasi klasifikasi.

Hasil dari pengindeksan deskripsi maupun pengindeksan subjek dicantumkan dalam katalog atau indeks, yaitu daftar dokumen yang disusun menurut sistem tertentu. Bedanya dengan bibliografi adalah bahwa katalog atau indeks selalu dikaitkan dengan satu atau beberapa perpustakaan, sedangkan bibliografi keberadaannya tidak selalu dikaitkan dengan satu atau beberapa perpustakaan.

Organisasi Dokumen/Informasi

Bibliografi dan Standar Bibliografi Internasional

Perpustakaan merupakan suatu sistem informsi yang berfungsi untuk menyimpan pengetahuan dan kebudayaan umat manusia yang direkam dalam berbagai bentuk dokumen, serta mengaturnya sedemikian rupa sehingga informasi yang diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Suatu sistem informasi terdiri dari bagian masukan (input) dan bagian luaran (output).

Bagian input berupa kegiatan pencirian (characterization) dan pengorganisasian (organization) kedalam output berupa pencocokan (matching) ketika dilakukan penelusuran atau temu kembali informasi dan penyampaian (delivery) dokumen/informasi kepada pengguna (user).  Di perpustakaan unit-unit informasi itu adalah dokumen yang disimpan sebagi koleksi untuk user  (pengguna) di kemudian hari. Meskipun sekarang ini terdapat banyak ragam bentuk dokumen, tetapi printed data (media cetak) masih merupakan bentuk dokumen yang masih banyak di jumpai dalam koleksi perustakaan. Characterization  atau pemberian ciri kepada semua bentuk dokumen juga didasarkan pada peraturan pengolahan media cetak. Demikian pula halnya dengan organization atau pengaturannya, seperti menyusun menurut abjad, membuat acuan-acuan lainnya. Ciri-ciri dokumen dan tata susunan dokumen ditentukan oleh proses analisis yang dalam kegiatan perpustakaan meliputi:

  1. Katalogisasi dan klasifikasi, proses ini juga disebut pengindeksan atau indexing.
  2. Tiap entri dibuat deskripsi bibliografi yang mencantumkan ciri-ciri dokumen, antara lain: pengarang, judul, dan  subjek.
  3. Entri-entri disusun menurut data susunan tertentu sehingga terbentuk INDEX yang merupakan condensed representation atau perwakilan ringkas dari dokumen-dokumen yang terdapat dalam sistem informasi itu. Di perpustakaan indeks yang merupakan petunjuk koleksi perpustakaan disebut dengan katalog.

Dokumen-dokumen yang terdapat dalam koleksi perpustakaan disusun dalam file atau jajaran. Tata susunan dokumen dalam jajaran didasarkan pada salah satu ciri dokumen. Umpamanya judul atau pengarang, atau subjek, atau nomor urut saja dan sebagainya. Ciri-ciri ini dapat pula digunakan untuk menyusun entri-entri dalam katalog.

Bagian output atau luaran ditentukan oleh kegiatan user atau pengguna. Dalam proses retrieval atau penemuan kembali dapat ditempuh dua jalan, yakni:

  1. Mengadakan search atau penelusuran dalam file atau jajaran dokumen.
  2. Mengadakan penelusuran dalam index untuk memasuki dokumen.

Dalam proses penemuan kembali ini terjadi matching atau pencocokan antara kata-kata yang menggambarkan kebutuhan informasi dan kata-kata yang dijumpai dalam index dan file. Apabila dalam penelusuran dapat diketahui adanya dokumen yang relevan dengan kebutuhan informasi, terdapat kecockan antara informasi yang dibutuhkan dan informasi yang ditemukan. Kecocokan ini merupakan inti dalam proses penemuan kembali, yang diijuti oleh delivery atau penyampaian dokumen dari jajaran kepada pemakai.

Dari rangka dasar yang menggambarkan mekanisme dalam sistem informasi, tampak bahwa index dan file merupakan dua komponen yang harus ada untuk menunjang penemuan kembali informasi (information retrieval) yang tersimpan dalam sistem itu.

Rekaman informasi merupakan media komunikasi yang meneruskan pengetahuan dan kebudayaan umat manusia dari generasi yang satu ke generasi berikutnya. Untuk semua jenis dan bentuk rekaman informasi selanjutnya digunakan istilah umum, yakni dokumen. Agar dokumen-dokumen secara efisien dikenali, dipilih, dan diketahui lokasinya apabila diperlukan maka dibuatlah sarana bibliografi (bibliogrphic device), meliputi bibliografi, katalog perpustakaan, dan indeks.

Sarana bibliografi sebagai bentuk pengorganisasian dokumen dalam bentuk daftar dokumen yang telah diterbitkan, katalog perpustakaan sebagai daftar dokumen yang dimiliki oelh suatu perpustakaan, indeks yang merupakan acuan atau penunjuk suatu dokumen primer dapat diketemukan, standar bibliografi internasional yang menentukan standar penentuan tajuk, deskripsi dan sistem penomoran internasional guna memudahkan kerja sama (sharing) informasi.

Sarana Simpan dan Temu Kembali Dokumen/Informasi

Temu kembali informasi (information retrieval) adalah suatu proses yang melibatkan upaya untuk menemukan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemakai,  sedangkan sistem temu kembali informasi (information retrieval systems) adalah setiap sistem yang dirancang untuk memudahkan segala kegiatan penelusuran.

Pendekatan sistem temu kembali informasi telah berubah dari yang berorientasi kepada pustakawan atau pengelola perpustakaan, menjadi orientasi sistem temu kambali informasi yang mengarah kepada pamakai. Dengan demikian, relevansi dan kebergunaan informasi harus dilihat dan dikaitkan dengan pemakai bukan dengn pustakawan.

Perpustakaan sebagai pusat informasi, peran yang diemban adalah bertindak sebagai interface antara kelompok pemakai dan dunia sumber informasi.

Kondisi umum yang terjadi di perpustakaan dan pusat informasi sehubungan dengan sistem temu kembali informasi dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok besar. Ketiga kelompok besar itu ialah dari segi koordinasi, sarana, dan sumber daya manusia yang ada, dimana ketiganya harus berpijak pada kerangka sistem temu kembali informasi yang berorientasi kepada pemakai.

Sistem temu kembali informasi yang berorientasi kepada pemakai, memerlukan prinsip sibernetis, yaitu suatu sistem yang memungkinkan seseorang berdialog, memberi umpan balik dengan sebuah sistem temu kembali informasi.

Solusi yang ditawarkan adalah membangun persamaan persepsi mengenai sistem temu kembali informasi yang dikaitkan dengan karakteristik profesi kepustakawanan. Dengan demikian, keduanya akan seiring dengan kebutuhan pemakai.

Pusat Dokumentasi, Jaringan Kerja dan Pemanfaatan Teknologi Informasi

Pusat Dokumentasi dan Jaringan Kerja Informasi

Jaringan kerja sama perpustakaan sangat diperlukan, apalagi saat ini dimana informasi yang terbit begitu banyak sehingga setiap perpustakaan tidak mungkin untuk memiliki semua informasi yang pernah terbit di muka bumi ini. Oleh karena itu, pelayanan kepada penggunapun tidak mungkin sendirian sehingga kerja sama perpustakaan sangatlah menguntungkan dan membantu perpustakaan untuk melayani pengguna.

Agar dapat memuaskan kepentingan pengguna dengan berbagai subjek yang ada maka muncullah berbagai jaringan kerja sama dalam berbagai subjek, dan kerja sama, antara lain dalam bidang pengadaan, pemanfaatan koleksi bersama serta kerja sama dalam bidang penyimpanan.

Untuk mengadakan suatu jaringan/kerja sama dibutuhkan berbagai persyaratan, diataranya kesadaran, koleksi, katalog, tanggung jawab, dan aturan kerja sama.

Pemanfaatan Media Teknologi di Perpustakaan, Pusat Dokumentasi dan Informasi (Pusdokinfo)

Perpustakaan saat ini berperan sebagai tempat yang disebut “the preservation of knowledge“. Artinya, perpustakaan merupakan tempat untuk mengumpulkan, memelihara, dan mengembangkan semua ilmu pengetahuan/gagasan manusia dari zaman ke zaman. Secara khusus, perpustakaan berfungsi sebagai tempat pengumpulan, pelestarian, pengelolaan, pemanfaatan dan penyebarluasan informasi. Untuk melaksanakan fungsi-fungsi ini secara efektif maka isi perpustakaan seharusnya tidak hanya terbatas pada koleksi media cetak saja seperti buku, referensi, dan ensiklopedi, namun juga media noncetak lain. Oleh karena itu, seyogianya perpustakaan memiliki koleksi media, seperti media cetak, media gambar dan grafis lainnya, media 3 dimensi, media yang di proyeksikan dan tidak diproyeksikan, media pandang dengar, media teknologi informasi, dan telematika.

Hal penting yang perlu dipikirkan apabila memiliki koleksi media informasi dalam perpustakaan adalah sistem penyimpanan dan pemeliharaannya. Karena sistem penyimpanan dan pemeliharaan media yang baik akan memperkecil tingkat kerusakan yang timbul di kemudian hari. Dengan demikian, media informasi yang dimiliki akan tahan lebih lama dan tentunya selalu siap pakai. Selain itu, perlu juga dipertimbangkan faktor-faktor pendukung media informasi dalam proses penyampaian informasi seperti alat-alat penunjang dan lingkungan perpustakaan itu sendiri.

Standardisasi dan Profesi Pustakawan, Dokumentalis, dan Pekerja Informasi

Standardisasi Dokumen dan Standar Kompetensi Pustakawan

Standar adalah sejenis peraturan, biasanya digunakan sebagai panduan yang menentukan spesifikasi dan penggunaan sebuah benda atau karakteristik sebuah proses dan atau metode. Pembentukan standar secara bersama disebut standardisasi.

Tujuan standardisasi dalam bidang informasi adalah memperlancar proses penyampaian informasi, memperkecil kemungkinan salah pengetian, informasi yang disampaikan merupakan informasi yang lengkap bukannya sepotong demi sepotong.

Standardisasi dalam bidang informasi ilmu pengetahuan dan teknis tidaklah kalah pentingnya dengan standardiasasi bidang lain, bahkan standardisasi mutlak diperlukan karena kerja sama antara unit-unit informasi mutlak dilakukan.

Di dalam menjalankan tugas profesi di bidang pusdokinfo diperlukan standar kompetensi pustakawan sehingga kinerja terukur secara kualitatif maupun kuantitatif. Kompetensi dan profesionalisme sudah menjadi tuntutan yang harus dipenuhi oleh pustakawan. Sudah saatnya pengembangan karier pustakawan tidak hanya didasarkan pada sekedar terselesainya suatu pekerjaan, tetapi harus didasarkan pada kualitas hasil. Penerapan standar kompetensi bagi pustakawan ini dimaksudkan agar tersedianya tenaga pustakwan yang berkeahlian serta memenuhi standar kompetensi pustakawan yang diakui di dunia internasional.

Profesi Pustakawan, Dokumentalis, dan Pekerja Informasi

Profesi memiliki arti kata pekerjaan atau sebuah sebutan pekerjaan, terutama pekerjaan yang memerlukan pendidikan atau pelatihan atai kompetensi. Kompetensi suatu profesi akan selalu berubah seiring dengan perkembangan kebutuhan pelanggannya. Sementara kebutuhan pelanggan akan berkembang sesuai perkembangan teknologi informasi yang menawarkan berbagai kemudahan dan keluasan akses informasi.

Profesi (profession) berbeda dengan pekerjaan (occupation), sebab suatu profesi memerlukan penguasaan keahlian yang diperoleh melalui pendidikan tinggi, memiliki organisasi, berorientasi pada jasa, memiliki kode etik. Pustakawan sebagai tenaga profesi tentu saja harus mengindahkan Kode Etik Pustakawan ketika menjalankan profesinya.

Etika pustakawan adalah sistem moral yang terdiri berbagai ketentuan yang bersifat khusus untuk menerapkan dalam aktivitas kepustakawanan. Selanjutnya, terpulang kepada pustakawan. Apakah pustakawan mampu berbenah diri lebih ke dalam lagi untuk membentuk diri ke arah perkembangan profesi yang lebih berarti dan berfungsi sebagaimana mestinya? Sebab sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan diri masyarakat bilamana dalam diri para elit profesional tersebut ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika profesi pada saat mereka ingin memberikan jasa keahlian profesi kepada masyarakat yang memerlukannya.

3 thoughts on “Dasar-Dasar Dokumentasi

  1. Ping-balik: SEKILAS INFO | Nindhy Caesa Wahyu Hardiyan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s